Cómo organizar un viaje con amigos

¿Cómo organizar un viaje con amigos? Con unas pocas decisiones tomadas pronto: cuándo vais, cuánto vais a gastar y quién reserva qué. Cerradlas antes de que nadie pague nada, tened el plan en un sitio que todos podáis ver, y el viaje sale casi solo.

El ejemplo: un fin de semana largo en Lisboa para cuatro amigos (Daniel, Beatriz, Pablo y Lucía), organizado de principio a fin en Traypass.

Antes de reservar, poneos de acuerdo en tres cosas

Las fechas, el presupuesto y el tipo de viaje van primero, porque de ellos depende cada reserva. Sacad el tema pronto y fijad un día para decidir, o el grupo de WhatsApp se queda en silencio y nadie reserva nada.

• Fechas: proponed dos o tres opciones y que cada uno diga cuáles le van bien. Quedaos con la que encaje a más gente.
• Presupuesto: poned una cifra («unos 400 € por cabeza, vuelos incluidos»), no «algo baratito». Es más fácil decirlo antes que discutirlo después.
• El tipo de viaje: turismo urbano, playa, montaña o fiesta. Un fin de semana hecho a la medida de uno rara vez le encaja al resto.

Después, elegid un destino al que todos podáis llegar sin una escala larga y cara. A cuatro amigos que viven en Madrid, Lisboa les viene muy bien: 1 h 20 min de vuelo y una ciudad que se recorre bien a pie.

Paulo Evangelista · Unsplash

Un plan compartido, no el grupo de WhatsApp

Tened el viaje en un solo sitio que todos podáis abrir y cambiar. El grupo de WhatsApp sirve para hablar, pero no para encontrar nada: los horarios del vuelo están 300 mensajes más arriba y nadie sabe si el apartamento está reservado.

Personas por viaje

20

Como máximo, en un mismo viaje de Traypass

Enlace de invitación

7 días

Lo que dura el enlace; también vale el código QR

Para los amigos que invitéis

Gratis

Unirse a un viaje no cuesta nada

Todos en el mismo viaje

En Traypass, una persona crea el viaje y comparte un enlace o enseña el código QR. El enlace sirve durante 7 días y para hasta 20 personas. Aquí, Beatriz y Pablo ya tienen acceso, y Lucía, que aún no ha vuelto a abrir Traypass en su móvil, aparece como «Preparando».

Todos los del viaje pueden editar el itinerario, las tareas y las reservas. La lista de equipaje de cada uno es privada, igual que los documentos guardados como «solo yo».

Cada reserva, con un responsable

El viaje sale mejor cuando cada reserva lleva un nombre y una fecha. Daniel reserva el apartamento antes del 30 de octubre; Pablo compra los vuelos de los cuatro antes del 2 de noviembre; Beatriz, las entradas de Sintra, y Lucía, la cena con fado.

Todos ven qué está hecho y qué no, y nada se reserva dos veces. Traypass sugiere las tareas que casi cualquier viaje necesita, como el seguro de viaje, los datos móviles en Portugal o el check-in online la víspera del vuelo.

Decidid quién lleva qué

Una lista compartida evita que cuatro personas metan cuatro altavoces y ningún botiquín. Poned un nombre en cada cosa: Pablo lleva el altavoz; Lucía, el botiquín; Beatriz, un juego de cartas para las noches, y Daniel, un cargador con varios enchufes.

Lo que aún no tiene nombre está por decidir, como aquí el paraguas plegable.

Planificad los días y dejad huecos libres

Meted en el plan lo que tiene hora fija: el sábado toca la excursión a Sintra, de 9:30 a 16:30, y luego la cena con fado. Todos ven el mismo día en su móvil, con el tiempo que va a hacer y la hora a la que se pone el sol.

Después, dejad huecos. El domingo por la mañana, Belém; el domingo por la tarde, libre: unos vuelven al apartamento, otros siguen paseando y todos quedan para cenar.

No dejéis para el último momento lo que se agota

Reservad lo que tiene hora fija en cuanto sepáis qué día vais a ir, no en los últimos días. Es lo que antes se llena, y un grupo necesita varias plazas a la misma hora.

Dmitry Voronov · Unsplash

Al Palacio da Pena, en Sintra, solo se entra el día y a la hora que pone la entrada. Si llegáis después de vuestra franja, no os dejan pasar y no os devuelven el dinero. El tren desde la estación de Rossio, en Lisboa, tarda unos 40 minutos, y el palacio está en lo alto de una colina, por encima del pueblo: reservad una franja al menos una hora después de que llegue vuestro tren.

Lo mismo vale para una cena para cuatro un sábado por la noche o para cualquier espectáculo que queráis ver todos. Lo reserva una persona y todos ven que ya está hecho.

Cómo dividir los gastos del viaje

Acordad cómo vais a repartir el dinero antes del primer pago. Es mucho más fácil al principio que después de la última cena.

• Decidid la regla: lo común (el apartamento, los taxis) a partes iguales y que cada uno se pague su vuelo, o todo a partes iguales, vuelos incluidos.
• Una persona paga cada reserva y los demás se lo devuelven en pocos días, no al final del viaje.
• Apuntad cada gasto común, con quién pagó y cuánto, en una app de gastos o en una nota compartida.
• Un bote para lo pequeño: todos ponen lo mismo para cafés, pasteles y billetes de metro o tranvía, y se rellena cuando se acaba.

Eilis Garvey · Unsplash

Traypass guarda el plan y quién reserva qué, pero no divide los gastos. Elegid una app de gastos al principio y apuntad ahí cada gasto común.

Viajar con amigos sin discutir

Casi todas las discusiones en un viaje con amigos son por el dinero, el ritmo o las habitaciones, y las tres se resuelven mejor antes de salir.

• Habitaciones: decidid quién duerme dónde al reservar, no al llegar a la puerta.
• Ritmo: los madrugadores y los que se levantan tarde pueden separarse una mañana y quedar para comer.
• Cada día decide uno: turnaos para elegir dónde comer, y así no os pasáis veinte minutos plantados en la acera.
• Separarse un rato está bien: una tarde libre hace que un fin de semana largo no se haga largo.

João Reguengos · Unsplash

Calendario para organizar un viaje con amigos

Para un fin de semana largo bastan unos dos meses. En el ejemplo de Lisboa, el apartamento y los vuelos se reservan cuatro semanas antes, y las entradas y la cena, en las dos últimas.

El planificador de viajes en grupo de Traypass lo reúne todo en un mismo viaje: las personas, las reservas y quién se encarga de cada una, la lista compartida y el plan de cada día.